Materiały do rozmowy
Materiały porządkują informacje przed rozmową ze Sławomirem.
01 / Karta pomysłu / Szkic do wypełnienia
Od pomysłu do pierwszej rozmowy
Nie musisz mieć lokalu ani kompletu dokumentów. Zapisz, co chcesz uruchomić i czego jeszcze nie wiesz.
Zacznij od działalności
Opisz to, co firma ma rzeczywiście robić. Nazwa branży jest tylko początkiem.
- Co będziesz sprzedawać, wytwarzać albo wykonywać?
- Kto będzie Twoim klientem?
- Czy planujesz zatrudniać pracowników?
Zaznacz punkt startu
Wybierz opis najbliższy Twojej sytuacji.
- Mam pomysł i szukam miejsca.
- Mam miejsce i ustalam sposób pracy.
- Firma już działa, ale zmieniam zakres.
- Potrzebuję pomocy w konkretnej sprawie BHP.
Co dalej
Na podstawie opisu można ustalić, czy rozmowa ma dotyczyć projektu technologicznego, HACCP, BHP albo innej usługi ASPOL.
- Przygotuj pytanie, na które chcesz uzyskać odpowiedź.
- Zapisz materiały, które już masz. Brak rzutu nie blokuje przygotowania tej karty.
02 / Brief lokalu / Przykład sposobu pracy
Twój lokal, krok po kroku
Przykład: planujesz mały lokal gastronomiczny i masz rzut lokalu. Poniższy układ pokazuje etapy rozmowy i pracy nad projektem, bez przedstawiania gotowego rozwiązania technicznego.
01 / Zbierz potrzeby
Od Ciebie: opis oferty, rzuty lub wymiary oraz informacje o planowanym wyposażeniu.
- Co będzie przygotowywane na miejscu?
- Co będzie dostarczane jako gotowy produkt?
- Co jest już ustalone, a co można jeszcze zmienić?
02 / Ustal zakres projektu
Do uzgodnienia ze Sławomirem: układ technologiczny, opis i rysunek oraz potrzebny zakres uzgodnień.
- Wskaż istniejące materiały o pomieszczeniach i instalacjach.
- Oddziel wyposażenie już kupione od planowanego.
- Ustal, jakie dokumenty mają być wynikiem zlecenia.
03 / Przygotuj następny etap
Efektem uzgodnionego zlecenia może być projekt technologiczny. Dalszy zakres dokumentacji, w tym HACCP dla działalności spożywczej, ustala się oddzielnie.
- Sprawdź, jakie informacje wymagają uzupełnienia.
- Ustal, kto odpowiada za wykonanie prac w lokalu.
- Zapisz pytania do kolejnej rozmowy.
03 / Bezpieczeństwo żywności / Przykładowy układ pakietu
Co przygotować do dokumentacji HACCP
Zobacz, jakie części dokumentacji i informacje warto omówić. Ostateczny zakres opracowania zależy od rzeczywistej działalności firmy.
Opis Twojej działalności
Od Ciebie: produkty, sposób pracy i materiały dotyczące lokalu.
- Lista produktów lub potraw oraz wykonywanych czynności.
- Opis przyjmowania dostaw, przygotowania i wydawania produktów.
- Obecna dokumentacja, jeśli firma już działa.
Przykładowe części opracowania
Oferta ASPOL obejmuje system HACCP, GHP/GMP, karty zapisów i aktualizacje. Zakres dobiera się do konkretnej firmy.
- Księga HACCP.
- Dokumentacja GHP/GMP.
- Karty do prowadzenia zapisów.
- Szkolenie i dalsza opieka w osobno uzgodnionym zakresie.
Zmiana lub kolejny punkt
Zapisz, co zmienia się w pracy firmy. Dokumentacji nie należy traktować jako samej podmiany adresu.
- Nowy asortyment albo sposób przygotowania.
- Zmiana układu lub wyposażenia.
- Kolejny punkt o podobnym lub innym zakresie.
04 / Budowa / Karta przygotowania
Przygotuj zakres BHP dla budowy
Oddziel dokumentację do robót od potrzeby obecności specjalisty na placu. Dzięki temu zapytanie od razu opisuje właściwy zakres.
01 / Opisz roboty
Od Ciebie: Twoja rola na inwestycji, zakres robót i dostępne wymagania od inwestora lub wykonawcy.
- Wykonawca, podwykonawca czy inwestor?
- Jakie roboty obejmuje zapytanie?
- Jakich dokumentów oczekuje druga strona?
02 / Wybierz temat rozmowy
Oferta ASPOL obejmuje dokumentację bezpieczeństwa na place budowy, nadzór i koordynację BHP oraz szkolenia sygnalistów i hakowych.
- Plan BIOZ lub instrukcja IBWR.
- Opiniowanie dostępnej dokumentacji.
- Koordynacja lub nadzór na miejscu.
- Szkolenie sygnalistów i hakowych.
03 / Ustal wykonanie
Efekt rozmowy: uzgodniony zakres dokumentów lub obsługi, potrzebne materiały i sposób wyceny.
- Podaj miejscowość i termin rozpoczęcia robót.
- Przy obsłudze na miejscu opisz oczekiwaną obecność.
- BHP stacjonarnie: Kołobrzeg i okolice; możliwość obsługi wymaga ustalenia.
05 / Szkolenia / Szkic materiału
Szkolenie BHP i sprawdzenie wiedzy
Przykładowy układ materiału do rozmowy o szkoleniu: przygotowanie, materiał i dwa pytania organizacyjne. To podgląd formy, nie działający kurs.
Przed szkoleniem
Od firmy: rodzaj szkolenia, grupy stanowisk, liczba osób i miejscowość.
- Szkolenie wstępne czy okresowe?
- Jakie stanowiska obejmuje grupa?
- Jakie informacje o organizacji pracy trzeba przekazać prowadzącemu?
Przykładowy blok materiału
Temat organizacyjny: gdzie szukać informacji właściwych dla swojego stanowiska. Prowadzący ustala właściwy program i sposób realizacji szkolenia.
- Wskaż, kto w firmie przekazuje informacje o szkoleniu.
- Ustal, do kogo skierować pytania dotyczące materiału.
- Zapisz kwestie wymagające wyjaśnienia przez prowadzącego.
Sprawdzenie wiedzy / przykład
Dwa pytania do omówienia z prowadzącym. Odpowiedzi zależą od organizacji konkretnej firmy.
- 1. Do kogo w Twojej firmie kierujesz pytania o organizację szkolenia i przekazane materiały?
- 2. Gdzie otrzymasz informacje i dokumenty odnoszące się do Twojego stanowiska?
Po omówieniu pytań
Zapisz, które informacje zostały wyjaśnione, a które trzeba jeszcze potwierdzić.
- Nieustalone kontakty i miejsca udostępniania materiałów.
- Pytania do prowadzącego przed właściwym szkoleniem.
06 / BHP dla firmy / Karta informacji
Opisz stanowisko przed oceną ryzyka
Zbierz informacje o rzeczywistej pracy. Sławomir może wykorzystać je podczas ustalania zakresu oceny ryzyka zawodowego.
Co robi pracownik
Opisz czynności prostymi słowami. Sama nazwa stanowiska nie pokazuje całego zakresu pracy.
- Główne zadania wykonywane w ciągu dnia.
- Miejsca wykonywania pracy.
- Zmiany zadań, które występują tylko czasami.
Z czego korzysta
Wymień wyposażenie i dostępne dokumenty bez samodzielnego oceniania poziomu ryzyka.
- Urządzenia i narzędzia używane na stanowisku.
- Materiały wykorzystywane podczas pracy.
- Dostępne instrukcje i dotychczasowa ocena ryzyka.
Co trzeba wyjaśnić
Zapisz obserwacje i zmiany, które specjalista powinien omówić z firmą.
- Nowe urządzenia lub organizacja pracy.
- Czynności niewystępujące w obecnej dokumentacji.
- Pytania osoby organizującej pracę.
07 / Szkoły i przedszkola / Karta potrzeb
Brief jadłospisu dekadowego
Opisz odbiorców i sposób organizacji posiłków. Karta pomaga przygotować zapytanie o jadłospis dla szkoły, przedszkola lub obsługującej je firmy cateringowej.
Dla kogo powstaje jadłospis
Od Ciebie: typ placówki, grupy wiekowe oraz liczba i rodzaje posiłków.
- Szkoła, przedszkole czy catering dla tych placówek?
- Jakie grupy odbiorców obejmuje zapytanie?
- Czy posiłki powstają we własnej kuchni, czy są dostarczane?
Co już masz
Zbierz obecny jadłospis oraz informacje o możliwościach przygotowania posiłków.
- Obecny jadłospis, jeśli jest dostępny.
- Zakres pracy kuchni lub dostawcy.
- Wymagania organizacyjne placówki do omówienia.
Zakres do ustalenia
ASPOL opracowuje jadłospisy dekadowe. Okres, sposób przekazania i zakres kolejnych opracowań wymagają uzgodnienia.
- Pierwszy jadłospis lub opracowanie na kolejny okres.
- Zakres aktualizacji obecnego materiału.
- Osobna potrzeba związana z dokumentacją HACCP.
08 / Poprawa warunków pracy / Karta inwestycji
Opisz inwestycję przed rozmową o ZUS
Zacznij od tego, co ma się zmienić w pracy firmy. Ta karta porządkuje materiały do rozmowy o części BHP dokumentacji do wniosku.
01 / Obecna sytuacja
Opisz proces lub stanowiska, których ma dotyczyć inwestycja.
- Co firma chce poprawić?
- Jakie stanowiska obejmuje planowana zmiana?
- Jaką dokumentację dotyczącą tych stanowisk już posiadasz?
02 / Planowana zmiana
Od Ciebie: opis pomysłu i dostępne materiały dotyczące planowanego rozwiązania.
- Na czym polega planowana inwestycja?
- Czy rozwiązanie jest już wybrane, czy dopiero je rozważasz?
- Czy masz opisy techniczne albo oferty do omówienia?
03 / Zakres wsparcia
ASPOL zajmuje się doradztwem i dokumentacją BHP do wniosku. Szczegółowy zakres trzeba odnieść do właściwego konkursu.
- Ocena ryzyka zawodowego i potrzebne opracowania.
- Część merytoryczna związana z poprawą warunków pracy.
- Materiały wymagające uzupełnienia przed przygotowaniem wniosku.