Dotacja ZUS na poprawę warunków pracy: jak przygotować się przed naborem

Lista konkursów na stronie ZUS kończy się na konkursie nr 2026.01. Ogłoszenia ani zapowiedzi następnego nie ma. Ostatni komunikat na stronie programu ma datę 28.09.2026 i dotyczy listy rankingowej konkursu 2026.01. Ogłoszenie jego wyników ZUS zapowiedział do 31.12.2026.

Numer konkursu oznacza rok naboru, a projekty realizuje się rok później. Tak wyglądały cztery ostatnie edycje:

• 2023.01Nabór wniosków: 17.04-18.05.2023Budżet: 100 mln zł
• 2024.01Nabór wniosków: 26.02-27.03.2024Budżet: 120 mln zł
• 2025.01Nabór wniosków: 10.02-10.03.2025Budżet: 140 mln zł
• 2026.01Nabór wniosków: 23.02-24.03.2026Budżet: 150 mln zł

Z tej tabeli nie wynika termin kolejnego naboru. Tego nie wie nikt poza ZUS i nie będę go zgadywał. Wynika z niej jedno: okno na złożenie wniosku trwało około miesiąca. Kto zaczyna pracę nad dokumentami w dniu ogłoszenia, ma mało czasu.

Poniższe warunki pochodzą z regulaminu konkursu nr 2026.01. W kolejnym konkursie mogą być inne, dlatego traktuj je jako punkt odniesienia, nie jako pewnik.

• Poziom dofinansowaniaKonkurs 2026.01: do 80% szacowanej wartości projektuPodstawa w regulaminie: § 5 ust. 4
• Kwota minimalnaKonkurs 2026.01: 15 000 złPodstawa w regulaminie: § 5 ust. 2
• Kwota maksymalna, działania inwestycyjneKonkurs 2026.01: 345 000 złPodstawa w regulaminie: § 5 ust. 6 pkt 1
• Kwota maksymalna, działania inwestycyjno-doradczeKonkurs 2026.01: 350 000 zł, w tym 5 000 zł na doradztwoPodstawa w regulaminie: § 5 ust. 6 pkt 2
• Rodzaj kwotKonkurs 2026.01: bruttoPodstawa w regulaminie: § 5 ust. 7
• Przerwa między dofinansowaniamiKonkurs 2026.01: 3 lata od wypłaty całości poprzedniego albo od jego zwrotuPodstawa w regulaminie: § 6 ust. 1
• BudżetKonkurs 2026.01: 150 mln zł na projekty w 2027 rokuPodstawa w regulaminie: § 5 ust. 1

Kwoty i zasady dotyczą konkursu 2026.01. Warunki kolejnej edycji mogą być inne; sprawdzimy je po ogłoszeniu.

Program ma podstawę w art. 37c ustawy z 30.10.2002 o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. 2025 poz. 1644).

Dwie rzeczy warto zapamiętać. Po pierwsze 80% to górna granica: w katalogu pytań i odpowiedzi do konkursu ZUS napisał wprost, że wnioskodawca musi mieć środki własne na realizację projektu (pytanie 59). Po drugie wniosek składało się wyłącznie elektronicznie, przez stronę prewencja.zus.pl, z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

To najczęstsze nieporozumienie. § 5 ust. 5 regulaminu konkursu 2026.01 brzmi: „Projekt musi obejmować działania inwestycyjne. Dodatkowo może uwzględniać działania doradcze, planowane do realizacji po zakończeniu działań inwestycyjnych. Nie przewiduje się dofinansowania projektów dotyczących tylko działań doradczych.”

W praktyce oznacza to trzy rzeczy:

• Sama dokumentacja BHP albo sama ocena ryzyka nie była projektem, na który można dostać dofinansowanie.
• Regulamin wyłączał z dofinansowania między innymi działania i czynności związane z dostawą, uruchomieniem, serwisowaniem, szkoleniami i dojazdami (§ 5 ust. 9).
• Dofinansowaniu podlegały wyłącznie działania wskazane w Katalogu działań inwestycyjnych i doradczych, który jest załącznikiem do regulaminu. Planowany zakup trzeba więc porównać z katalogiem aktualnego konkursu, zanim powstanie reszta dokumentów.

Jest jeszcze jedna zasada, która dotyczy przygotowań. Doradztwo, które ma dopiero wskazać, czy inwestycja jest zasadna, wnioskodawca finansował z własnych środków (pytanie 35 katalogu pytań i odpowiedzi).

Te punkty wynikają z warunków konkursu 2026.01 i nie wymagają czekania na ogłoszenie. Każdy z nich można sprawdzić już teraz.

1. Składki i podatki. O dofinansowanie mógł ubiegać się płatnik składek, który nie zalegał z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne ani z opłacaniem podatków i nie znajdował się w stanie upadłości (§ 6 ust. 1).
2. Poprzednie dofinansowanie. Jeśli firma już korzystała z programu, muszą minąć 3 lata od wypłaty całości ostatniego dofinansowania albo od jego zwrotu (§ 6 ust. 1).
3. Środki własne. ZUS dofinansowywał najwyżej 80% wartości projektu.
4. Podpis. Wniosek wymagał kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Mógł go podpisać pełnomocnik, jeśli do wniosku dołączono pełnomocnictwo spełniające wymagania regulaminu (§ 6 ust. 12 pkt 3, pytanie 55).
5. Osoba do kontaktu. Pytania do ZUS mogły zgłaszać wyłącznie osoby upoważnione do reprezentacji wnioskodawcy albo do kontaktów w sprawie projektu (§ 13 ust. 11). Warto z góry ustalić, kto to będzie.
6. Inwestycja. Co dokładnie chcesz kupić albo zmodernizować, na których stanowiskach i jakie zagrożenie ma to ograniczyć.

W sprawach bezpieczeństwa pracy ZUS nie pomagał wnioskodawcom. § 13 ust. 12 regulaminu: „ZUS nie udziela wyjaśnień w szczególności w zakresie zagadnień dotyczących bezpieczeństwa i warunków na stanowiskach pracy, niezbędnych do przygotowania wniosku.” W katalogu pytań i odpowiedzi (pytanie 38) ZUS odsyłał z takimi wątpliwościami do specjalisty do spraw BHP, który określa je na podstawie przeprowadzonej oceny ryzyka zawodowego.

Tym właśnie się zajmuję. W BHP pracuję od 2007 roku, a do wniosku przygotowuję:

• ocenę ryzyka zawodowego na stanowiskach, których dotyczy inwestycja,
• dokumentację BHP potrzebną do wniosku.

Pracuję zdalnie, dla firm z całej Polski. Część BHP do wniosku wyceniam od 1 500 zł netto, a dokładną wycenę dostajesz przed rozpoczęciem pracy.

O przyznaniu dofinansowania decyduje ZUS. Nie obiecuję wyniku konkursu. Odpowiadam za to, żeby część BHP była rzetelna i gotowa na czas.